Sistema de administración de alquileres para inmobiliarias

Un software de administración de alquileres reemplaza las planillas con las que una inmobiliaria lleva sus contratos: calcula cada mes el alquiler con su actualización y los punitorios, arma la liquidación, descuenta los honorarios y genera el recibo del inquilino y la rendición del propietario. En InmoMind esto es el módulo de Alquileres, y está dentro del mismo CRM donde manejás tus propiedades, tus clientes y tu web.

Administrar alquileres a mano es de los trabajos más ingratos de una inmobiliaria: una planilla por contrato, una calculadora aparte para el índice, un recordatorio en el celular para no olvidarse de cobrar y, a fin de mes, armar a mano lo que hay que rendirle a cada propietario. Un error de tipeo y el propietario recibe de menos, o el inquilino paga de más.

Esta guía recorre el módulo paso a paso, tal como se usa hoy.

El panel de Alquileres

Al entrar a Alquileres desde el menú lateral ves los indicadores del día a día:

• Administraciones activas: cuántos contratos tenés vigentes.
• Inquilinos al día: quiénes ya pagaron el mes en curso.
• Inquilinos impagos: quiénes todavía no.
• Honorarios estimados (mes): cuánto vas a facturar por administración.

Abajo, cada contrato es una tarjeta con el inquilino, la propiedad, el alquiler actual, el vencimiento y su estado: mes pago o impago, y Falta liquidar si ya cobraste pero todavía no le rendiste al propietario. Tenés un buscador por inquilino, propietario o dirección, y filtros por estado del contrato, por cobro del mes y por liquidación al propietario.

Panel de Alquileres en InmoMind con indicadores y el listado de contratos activos

Cargar un contrato: un asistente de tres pasos

Con Nuevo Contrato se abre un asistente:

1. Las Partes Involucradas: elegís el inquilino y la propiedad entre los que ya tenés en el CRM. No se tipea nada dos veces.
2. Condiciones del Contrato: fecha de inicio, duración, monto y moneda (pesos o dólares), y las reglas de ajuste y honorarios: cada cuántos meses se actualiza, con qué índice, tus honorarios (%), el punitorio diario (%), el día límite de pago, el tipo de punitorio (directo, compuesto o personalizado) y desde cuándo corren los días de atraso (el día 1 del mes o el vencimiento).
3. Garantías: cada garantía (propiedad, recibo de sueldo o seguro de caución) con su detalle, y el depósito con su moneda.

Paso 1 del asistente: inquilino y propiedad, elegidos del CRM

Paso 2 del asistente: condiciones, reglas de ajuste, honorarios y punitorios

Paso 3 del asistente: garantías y depósito

Si estás migrando un contrato que ya está en curso, lo cargás con el monto actualizado a la fecha: InmoMind calcula hacia adelante y no reconstruye el historial. Al finalizar, el contrato queda activo y el sistema genera las liquidaciones mes a mes.

La ficha del contrato

Cada contrato tiene su ficha con lo que se consulta todo el tiempo: el alquiler base (siempre el último monto actualizado, con el inicial debajo), la frecuencia y el índice de ajuste, la fecha del próximo ajuste y el vencimiento del contrato. Además: las partes, las garantías y el depósito, el Historial del Contrato y los Documentos de la Administración, donde subís el contrato firmado, el inventario o las fotos del estado del inmueble (PDF, Word, Excel o imágenes).

Ficha de un contrato de alquiler en InmoMind con partes, garantías, documentos, historial y liquidaciones

En Cobros y Liquidaciones ves cada mes con su estado. Antes de cobrar, desde el mes pendiente podés descargar el aviso de pago en PDF o mandárselo al inquilino por WhatsApp con un clic.

Registrar un cobro: actualización, mora y ajustes en un mismo paso

Cuando el inquilino paga, entrás al mes y tocás Registrar Cobro. El sistema ya sabe lo que necesita de ese período:

• Si es mes de actualización, aparece el bloque Mes de Actualización y no te deja cobrar sin cargar el porcentaje del índice. El porcentaje lo ingresás vos; con eso recalcula el alquiler y tus honorarios de ese mes y de los siguientes.
• Si el pago está atrasado, cuenta los días según la regla del contrato y te muestra el punitorio. Con Aplicar recargo por mora decidís si lo cobrás, podés cambiar el tipo de interés para ese cobro y elegir si tus honorarios se calculan también sobre los punitorios.
• Si hay gastos del período (expensas, impuestos, un arreglo), los cargás como ajustes adicionales, con su comprobante, eligiendo qué pasa con cada uno: cobrarle al inquilino y rendírselo al dueño, cobrarle al inquilino y que lo retenga la inmobiliaria, solo registrar el comprobante, reintegrárselo al inquilino o descontárselo al dueño.
• Si el inquilino paga una parte, elegís Pago parcial, indicás el motivo y el mes queda abierto hasta completarse. También podés dejar la liquidación como borrador antes de cerrarla.

Todo se refleja en vivo en el Resumen inquilino (lo que se cobra) y el Resumen propietario (lo que se transfiere). Cuando está revisado, Confirmar pago total y cerrar mes.

Registrar Cobro en InmoMind: mes de actualización por IPC, punitorios por mora y los resúmenes de inquilino y propietario

Ajustes adicionales: un arreglo que pagó el inquilino se le reintegra y se le descuenta al propietario

Si después hay que corregir un cobro ya registrado, el administrador puede editarlo indicando el motivo, y el cambio queda auditado.

El porcentaje del índice: la calculadora del panel

En Argentina conviven contratos con ICL, IPC, Casa Propia, CAC, UVA y otros índices, y cada uno con su calendario. Para no salir del sistema a buscar el porcentaje, el panel tiene una sección de Calculadoras con una calculadora de alquileres embebida, y el botón Calculadora de tasas dentro de Registrar Cobro: cargás el valor inicial, la fecha de inicio, cada cuántos meses se actualiza y el índice, y obtenés el porcentaje para aplicar.

Calculadora de alquileres embebida en el panel de InmoMind con los índices ICL, IPC, Casa Propia, CAC, CER, IS, IPIM y UVA

Si querés entender la cuenta, la explicamos con ejemplos en cómo calcular el aumento del alquiler por ICL o IPC.

Liquidaciones cerradas y los PDF para cada parte

Al cerrar el mes queda la Liquidación Cerrada con todo el detalle: vencimiento original, fecha de pago, días de atraso o ajuste aplicado, lo pagado por el inquilino, lo rendido al propietario y el desglose de los ítems adicionales. Ahí marcás ¿Ya le liquidamos al propietario? con la fecha de la transferencia, y la marca "Falta liquidar" desaparece del listado.

Liquidación cerrada en InmoMind con lo pagado por el inquilino, lo rendido al propietario y la marca de liquidado

Desde la misma pantalla descargás, o mandás por WhatsApp, los dos documentos con tu logo y tus datos:

• Recibo de Liquidación para el inquilino: alquiler del mes, punitorios y ajustes, con el total abonado.
• Rendición de Cuentas para el propietario: alquiler cobrado, honorarios descontados, punitorios y ajustes, con el total a rendir.

Rendición de Cuentas en PDF generada por InmoMind para el propietario

Son comprobantes de uso operativo, no facturas: el sistema no está conectado con ARCA. Son lo que un propietario y un inquilino esperan recibir cada mes: un documento prolijo que explica de dónde sale cada peso. El paso a paso del cálculo está en liquidación de alquileres y rendición al propietario.

Mirá el módulo en funcionamiento

El flujo completo, de punta a punta

1. Entrás a Alquileres desde el menú lateral.
2. Cargás el contrato con Nuevo Contrato (partes, condiciones, garantías).
3. Antes del vencimiento, mandás el aviso de pago por WhatsApp si querés.
4. Cuando el inquilino paga, Registrar Cobro: actualización si corresponde, punitorios si hubo atraso y ajustes adicionales.
5. Confirmás y se cierra el mes.
6. Mandás el recibo al inquilino y la rendición al propietario.
7. Marcás la liquidación como rendida al propietario.

Lo que el módulo no hace

Para que decidas con información completa:

• El porcentaje del índice lo cargás vos: el sistema no toma el valor del índice en forma automática.
• No le manda avisos automáticos al inquilino ni alertas de vencimiento del contrato: el aviso de pago lo mandás vos con un clic, y el vencimiento lo ves en la ficha.
• El propietario no tiene un acceso propio y el inquilino no paga desde la plataforma.
• No emite facturas electrónicas ni hay un reporte exportable de morosos.
• Está pensado para contratos con liquidación mensual, no para alquileres temporarios por noche.

Preguntas frecuentes

¿En qué plan está el módulo de Alquileres?

Está incluido en todos los planes, desde el Esencial. Podés ver qué trae cada plan en la sección de precios.

¿Puedo administrar contratos en dólares?

Sí. Cada contrato tiene su moneda (pesos o dólares), y el depósito también.

¿Cómo paso los contratos que ya tengo en Excel?

Cargás cada contrato con el monto vigente a la fecha y su fecha de inicio original, así el próximo ajuste cae donde corresponde. Si son muchos, te ayudamos con la carga inicial.

¿Necesito otro sistema para ventas y la web?

No: el módulo de Alquileres está dentro del CRM, junto con las propiedades, los clientes, las consultas y tu web. Lo comparamos en CRM inmobiliario con administración de alquileres.

Conclusión

Administrar alquileres no tiene por qué ser un trabajo manual y propenso a errores. Con el software de administración de alquileres de InmoMind centralizás contratos, cobros, actualizaciones, punitorios y liquidaciones en un solo lugar, con documentos listos para mandar a propietarios e inquilinos cada mes.

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